Tijd is verandering, is een bekende uitspraak. En verandering kost tijd. Mensen op een lijn en meekrijgen in verandering is een belangrijke vaardigheid voor familiebedrijfsadviseurs, misschien wel de belangrijkste. Er is gelukkig een grote hoeveelheid aanpakken en instrumenten die daarbij gebruikt kunnen worden, ook al zijn ze niet speciaal voor familiebedrijven geschreven.
In het ochtendprogramma van het symposium “contuï-tijd: belang van tijd en tempo” van het NGFB stond in de workshop van Erik Koperdraat verandermanagement centraal. De deelnemers werden niet alleen in de historie van Damen Shipyards meegenomen maar ook in de daar gebruikte methode van Change Management: ADKAR, van het bedrijf Prosci. In een fictieve familiebedrijfscase konden de deelnemers vervolgens zelf oefenen.
Introductie van change management
Changemanagement lijkt soms een lastig te vatten begrip, maar is in de kern erg concreet. Gangbare definities van change management zijn:
– Op het niveau van het realiseren van projecten: Het toepassen van een gestructureerd proces en een set hulpmiddelen om de menselijke kant van verandering te leiden om het gewenste resultaat te bereiken.
– Op een organisatorisch niveau: De competentie om als leidinggevenden gewenste veranderingen te realiseren binnen en met een organisatie.
De drie belangrijkste redenen om change management toe te passen:
- Minimalisatie van disrupties en het snel implementeren van veranderingen.
- Reduceren van kosten tijdens en na de verandering.
- Het sneller en geborgd realiseren van de voordelen van de verandering.
Een succesvolle verandering vereist zowel een technische als een menselijke / persoonlijke aanpak welke idealiter geïntegreerd is. Een verandering beslaat altijd de huidige, een migratie en een toekomstige situatie waarbij de menselijke aanpak minimaal net zoveel aandacht moet hebben als de technische aanpak. De technische transitie wordt via project- of programmamanagement begeleid. De persoonlijke transitie wordt via specifieke changemanagement methodieken gerealiseerd.
Introductie ADKAR
Het Prosci® ADKAR®-model is het meest gebruikte change management model ter wereld voor individuele verandering. Het is een gestructureerde techniek om individuen door veranderprocessen te begeleiden. Het model richt zich op vijf elementen:
- Awareness: Begrijpen waarom verandering nodig is.
- Desire: Bereidheid om deel te nemen aan de verandering.
- Knowledge: Weten hoe te veranderen.
- Ability: Het implementeren van de vereiste vaardigheden en gedragingen.
- Reinforcement: Het bestendigen van de verandering.
De ADKAR-methodiek is ontworpen om op organisatie en individueel niveau vijf stappen door te lopen om een duurzame verandering te realiseren. De methodiek biedt verschillende technieken en instrumenten om zowel personen als leidinggevenden te ondersteunen in het doorlopen van deze stappen en om te bepalen in welke fase de individuele personen zich bevinden.
Case vanuit de context van het familiebedrijf
We gingen aan de gang met de volgende fictieve case, welke los van de ontwikkelingen bij Damen Shipyards stond. De case was gekozen aangezien vraagstukken rondom familieopvolging voor de deelnemers een erg herkenbaar onderwerp was.
Met de benoeming van nieuw Management vanuit de familie is er een sterke behoefte om ook de cultuur van het bedrijf te veranderen. Waarden die dicht bij de familie liggen worden geïntroduceerd binnen het bedrijf. Je bent de verandermanager en moet een veranderingsplan maken met behulp van ADKAR. Benadruk vooral de activiteiten waar de eigenaar/familie een belangrijke rol speelt.
Op basis van deze case is de groep opgesplitst in 5 subgroepen die ieder een brainstorm hebben gedaan op één van de vijf pijlers van ADKAR. Doel was om concrete voorbeelden te benoemen van interventies en activiteiten per pijler die in het familiebedrijf kunnen worden toegepast. De uitkomsten van de brainstorm waren als volgt:
Awareness:
- Vertel het familieverhaal: hoe zijn de familie en het bedrijf gekomen waar het nu staat? En welke waarden waren belangrijk bij het succes?
- Laten ervaren wat het verschil is van het wel of niet uitoefenen van de waarden. Benoemen van consistente voorbeelden en ook klanten laten vertellen.
- Vertellen wat de negatieve consequenties zijn bij het niet naleven van de waarden.
- Creëren van een stip aan de horizon: wat moet de verandering opleveren voor de familie en het bedrijf
Desire:
- Input sessies: creëren van betrokkenheid en zorgen dat iedereen ook eigen ideeën kan inbrengen.
- Enquête maken met “what is in it for me” (en wat niet).
- Helder maken wat de consequenties zijn van niet veranderen op niveau van de organisatie en de individu.
- Een persoonlijk ontwikkelingsplan (“POP”) m.b.t. beoordelingen vertalen naar de waarden.
Knowledge:
- Vertalen bedrijfswaarden naar persoonlijke waarden.
- Storytelling toepassen: wat wordt bedoeld met de waarden, hoe te interpreteren.
- Video’s maken op individueel en gezamenlijk niveau.
- Leiderschapsreizen doen.
- Doorleven van de waarden, bijvoorbeeld door evenementen te organiseren met betrekking tot ambachtschap en de link maken met de waarde van “craftmanship”.
Ability:
- Ondersteuning bieden aan leidinggevenden in het trainen en coachen van hun mensen.
- Waardering uiten, weerstanden ophalen en onderpresteerders signaleren.
- Meten is weten: dashboard implementeren.
- Trainen op feedback geven op (on)gewenst gedrag.
- ‘Werknemer van de week’ benoemen vanuit aandacht voor het positieve.
- Support geven op vragen van leidinggevenden op onderwerpen als: wat heb je nodig, FAQ introductie van de verandering, etc.
Reinforcement
- Vieren van successen
- Kwartaal-awards instellen voor het beste voorbeeld van verandering.
- De familie vertelt over de waarden d.m.v. podcasts, bedrijfsbezoeken, insta, etc.
- Elkaar aanspreken op gewenst en vooral ongewenst gedrag.
- Waarden een persoonlijkheid geven.
- Projecten actief koppelen aan de waarden en evalueren op het toepassen van de waarden.
- Mensen laten vertellen waar ze trots op zijn.
Afsluiting
De workshop bood waardevolle inzichten in het toepassen van de ADKAR-methodiek binnen familiebedrijven. Door de unieke casus en de brainstormsessies bedachten de deelnemers concrete en toepasbare interventies die kunnen helpen bij verandertrajecten. Het benadrukken van het belang van concrete (familie)waarden kan bij veel transities een kernelement zijn in het veranderproces. De methodiek ADKAR biedt een gestructureerd raamwerk dat helpt bij het navigeren door de complexe en vaak emotioneel geladen veranderprocessen op organisatie en persoonlijk niveau, waardoor duurzame en effectieve veranderingen gerealiseerd kunnen worden.
Damen Shipyards: al meer dan 90 jaar vooroplopend
Damen Shipyards is een familiebedrijf dat al meer dan 90 jaar actief is in de scheepsbouwindustrie. Het bedrijf richt zich op ontwerp, nieuwbouw, diensten, levenscyclusondersteuning en componenten van en voor schepen. Damen Shipyards heeft de ambitie om de meest duurzame en verbonden scheepsbouwer ter wereld te worden. Deze missie wordt gedreven door de kernwaarden stewardship, craftmanship, fellowship en entrepreneurship, die diep verankerd zijn in de bedrijfscultuur.
Het familiebedrijf, is in handen van de familie Damen. De onderneming wordt momenteel geleid door Arnout Damen. Damen heeft een groeiende omzet van €3,1 miljard in 2023 en biedt werk aan 12.500 werknemers wereldwijd. De activiteiten zijn verspreid over diverse regio’s, waaronder Azië-Pacific, Afrika, Amerika, Nederland, het Midden-Oosten en Europa. Het bedrijf bedient vanuit meedere (reparatie)werven verschillende markt segmenten, waaronder Defensie & Veiligheid, Reparatie & Conversie, Jachten, Haven & Terminal, en Offshore Energie. Onder het leiderschap van Arnout Damen blijft het bedrijf zich inzetten voor innovatie en duurzaamheid, waarbij de waarden en tradities van de familie Damen worden voortgezet en versterkt.
Auteur: Dirk Harm Eijssen
